I. 목적

이 정책의 목적은 교육위원회의 기록 관리 및 공식 회의록 발간과 관련된 절차를 정하는 데 있습니다.

II. 일반 정책 방향

본 교육구의 정책은 일반 대중이 열람할 수 있도록 기록을 보관하고, 법에 따라 공식 회의록을 공표하는 것입니다.

III. 회의록 및 기록의 관리

1. 사무국장 또는 그 지정된 자는 교육위원회 회의록 및 기타 필수 기록을 포함하여 교육위원회의 영구 기록을 보관하고 관리하여야 한다. 미네소타주 공개회의법에 따라 일반에 공개되어야 하는 회의에서 이루어진 모든 투표 결과는 해당 목적을 위해 비치된 일지에 기록되어야 한다. 교육구가 관리하는 공개 기록은 교육구의 정규 업무 시간 동안 일반인이 열람할 수 있도록 해야 한다. 회의록은 이사회 승인을 받은 후 교육구 행정 사무실에서 열람할 수 있도록 해야 한다. 교육위원회 회의록은 후속 회의에서 이사회가 승인하거나 수정해야 하며, 이러한 조치는 해당 후속 회의의 공식 회의록에 반영되어야 한다.
    
2. 비공개 회의 녹음
    
   1. 변호사-의뢰인 비밀유지 특권에 따라 비공개로 진행되는 회의를 제외하고, 모든 비공개 회의는 지구의 비용으로 전자적으로 녹음되어야 한다. 비공개 회의의 녹음은 공개 회의가 녹음되는 경우, 해당 회의의 녹음과 별도로 이루어져야 한다. 하나의 회의에서 두 가지 이상의 안건을 논의하기 위해 비공개로 진행되는 경우, 각 안건은 별도로 녹음되어야 한다.
       
   2. 비공개 회의의 녹음물은 구청에서 다음 기간 동안 보관해야 한다:
      1. 노사 협상 전략을 논의하기 위해 비공개로 진행된 회의 기록은 계약 체결 후 2년 동안 보존해야 한다.
          
      2. 보안 문제를 논의하기 위해 비공개로 진행된 회의 기록은 최소 4년 동안 보존해야 한다.
          
      3. 부동산의 매매를 논의하기 위해 비공개로 진행된 회의 기록은 회의일로부터 최소 8년 동안 보존해야 한다.
          
      4. 그 밖의 모든 비공개 회의 기록은 해당 학군에서 회의일로부터 최소 3년 동안 보관해야 한다.
          
      5. 상기 기간이 만료된 후, 비공개 회의 녹음 자료는 학군의 기록 보존 일정에 따라 보관되어야 합니다.
          
   3. 비공개 회의의 녹음물은 다음의 예외 사항을 제외하고, 일반 대중이나 해당 데이터의 당사자가 접근할 수 없는 보호 대상 비공개 데이터로 구청에서 분류해야 한다:

1. 노사 협상 전략 회의 녹음 자료는 공개 자료로 분류되며, 해당 예산 연도에 대한 모든 노사 계약이 교육구 측에 의해 체결된 후 일반에 공개되어야 한다.
    
2. 부동산 매매와 관련된 회의록은 공개 정보로 분류되며, 해당 회의에서 논의된 모든 부동산 또는 동산이 매매되거나, 해당 구역이 매매를 포기한 후에야 일반에 공개되어야 한다.
    
3. 그 밖의 비공개 회의 녹음물은 법원 명령에 따라 기밀 처리되거나 공개되어야 한다.

4. 비공개 회의 녹화물은, 제3조 B항 3호에 명시된 바와 같이 공개 정보로 분류된 녹화물을 제외하고, 해당 구에서 공개 회의 녹화물을 보관하는 경우 이를 별도로 보관하여야 한다. 비공개 정보로 분류된 비공개 회의 녹화물 또한 공개 정보로 분류된 녹화물과 분리하여 안전한 장소에 보관하여야 한다.
    
5. 비공개 회의 녹음물은 해당 녹음물의 정보 등급을 쉽게 식별할 수 있는 방식으로 보관해야 한다. 녹음물에는 최소한 다음 정보가 명시되어야 한다:

a. 비공개 회의 날짜;

b. 회의를 비공개로 진행한 근거(예: 노사 협상 전략, 부동산 매매, 교육 관련 자료 등); 및

c. 데이터의 분류.

6. 노사 교섭 전략 및 부동산 매매와 관련된 비공개 회의 녹음 자료는, 상기 제III.B.3조에 명시된 바와 같이 해당 데이터를 공개 정보로 재분류하는 사유가 발생할 경우, 해당 녹음 자료를 공개 정보로 재분류하는 방식으로 보관 및 관리되어야 한다.

IV. 공식 회의록의 발간

1. 이사회는 회의가 열린 날로부터 30일 이내에 해당 구의 공식 신문에 공식 회의록을 1회 게재하여야 한다. 단, 이사회가 30일에 한 번 이하로 정기회의를 개최하는 경우, 이사회는 회의록이 이사회에서 승인된 날로부터 10일이 경과할 때까지 이를 게재하지 않아도 된다.
    
2. 공표될 회의록은 회의 진행 상황을 공정하게 기술할 수 있을 만큼 충분히 상세해야 한다. 여기에는 이사회가 정례회의 또는 임시회의에서 취한 모든 공식 조치의 내용이 포함되어야 하며, 최소한 안건의 주제, 안건을 발의하고 찬성한 사람, 출석한 각 위원의 안건에 대한 투표 내역, 발의된 결의안의 성격(주제에 대한 간략한 설명 및 가결 또는 부결 여부 포함)이 포함되어야 한다. 위원회의 회의록 및 영구 기록에는 공식 회의록에 게재해야 하는 내용보다 더 상세한 내용이 포함될 수 있다. 회의록이 아직 위원회의 승인을 받지 않은 경우, 게재될 회의록에는 그 사실이 명시될 수 있다.
    
3. 공개될 회의록은 해당 회의의 핵심 내용 및/또는 위원회의 결의안과 기타 공식 조치의 요약본일 수 있다. 이러한 요약본은 명확하고 일관성 있게 작성되어야 하며, 가능한 한 일반 대중에게 널리 알려져 있지 않은 전문 용어나 법률 용어의 사용을 피해야 한다. 요약본이 게재될 경우, 해당 게재물은 게재된 내용이 단지 요약본일 뿐이며, 전문은 해당 지구의 행정 사무소에서 일반인이 열람할 수 있고, 회의록의 첨부 문서를 제외한 회의록 사본은 해당 지구의 사무소에서 무료로 제공되거나 일반 우편 또는 전자우편을 통해 받을 수 있음을 명확히 표시해야 한다.