I. 목적

1. 이사회는 개방성이 더 나은 프로그램을 창출하고, 프로그램 운영의 효율성을 높이며, 공공의 이익에 더 부응하고 사적 이익에 덜 휘둘리는 조직을 만든다는 신념 하에, 업무 수행에 있어 개방성의 원칙을 지향합니다. 이사회는 개방성을 기본 원칙으로 삼아 업무를 수행합니다. 동시에 이사회는 법률이 정하는 바에 따라 개인의 사생활 보호 권리를 인정하고 존중합니다. 또한 이사회는 법에 명시된 바와 같이 미네소타주 공개회의법에 일정한 예외가 존재함을 인정하며, 제한된 상황에서 이사회 회의를 비공개로 진행하는 것이 공익에 가장 부합한다고 판단되는 경우를 포함합니다.
    
2. 이 정책의 목적은 학교 이사회 회의에 참석할 수 있는 대중의 권리를 보장하는 동시에 법에 따라 개인의 사생활 보호 권리를 보호하고, 법에서 인정하는 바와 같이 공익상 필요할 경우 비공개 회의를 개최할 수 있도록 지침을 제공하는 데 있습니다.

II. 일반 정책 방향

A. 법률에 달리 명시된 경우를 제외하고, 이사회의 모든 회의는 일반에 공개되어야 한다.

B. 회의는 법률에 의해 명시적으로 허용된 경우에만 비공개로 진행된다.

III. 정의

“회의”란 이사회 정족수 이상의 이사가 모여 이사회의 공식 업무와 관련된 사안에 대해 집단적으로 논의하거나 결정하거나 정보를 공유하는 모임을 의미합니다. 이 용어에는 연구회 및 청취회도 포함됩니다. 단, 우연한 모임이나 사교 모임은 이에 포함되지 않습니다.

IV. 절차

A. 회의

1. 정기 회의

위원회의 정례회의 일정은 위원회의 주 사무소에 비치되어야 한다. 위원회가 일정표에 명시된 시간이나 장소와 다른 시간이나 장소에서 정례회의를 개최하기로 결정한 경우, 위원회는 임시회의와 동일한 방식으로 회의 소집 통지를 해야 한다. 정례회의에는 위원회가 안건을 논의하거나 정보를 수렴하기 위해 모이는 “연구회”가 포함되며, 이 경우 위원회가 공식적인 표결을 진행하지 않더라도 정례회의로 간주된다.

2. 임시 회의

1. 특별 회의란 특정 목적을 위해 소집되는 회의로, 대개 정기 회의와는 다른 시간과 장소에서 열립니다. 특별 회의를 개최할 경우, 이사회는 회의의 날짜, 시간, 장소 및 목적을 구역의 주요 게시판에 서면으로 공고해야 합니다. 특별 회의에서 이사회가 취할 수 있는 조치는 공고에 명시된 안건으로 한정됩니다.
    
2. 또한 이 통지는 임시회의 소집 통지를 서면으로 요청한 모든 사람에게 우편 또는 기타 방법으로 송달되어야 한다.
    
3. 이 공고는 회의 개최일 최소 3일 전에 게시하고 우편으로 발송하거나 직접 전달해야 한다. 서면 요청을 제출한 사람들에게 우편 발송 또는 기타 방법으로 공고를 전달하는 대신, 이사회는 회의 개최일 최소 3일 전에 해당 지구의 공식 신문에 공고를 한 차례 게재할 수 있다.
    
4. 특별회의 소집 통지를 요청하는 사람은 해당 요청을 특정 안건으로 한정할 수 있으며, 이 경우 이사회는 해당 안건에 대해서만 그 사람에게 통지를 보내야 한다.
    
5. 이사회는 임시회의 소집 통지 요청에 대한 유효 기간을 정하고, 매년 1회 재신청을 의무화할 것입니다. 통지 요청의 유효 기간 만료일 60일 전까지, 이사회는 전년도에 신청서를 제출한 모든 사람에게 재신청 요건에 대한 통지를 발송해야 합니다.

3. 긴급 회의

1. 긴급 회의란 이사회가 즉각적인 심의가 필요하다고 판단하고, 회의 소집 통지 요건을 충족할 수 없는 사정이 발생한 경우 소집되는 임시 회의입니다.
    
2. 긴급 회의는 의장, 서기 또는 이사회 구성원 과반수의 의결에 의해 소집될 수 있다.
    
3. 비상사태와 직접적인 관련이 없는 안건이 논의되거나 이에 대한 조치가 취해진 경우, 회의록에는 해당 안건에 대한 구체적인 내용을 기재하여야 한다.
    
4. 다음 절차는 긴급 회의에 대한 필수 통지 요건을 구성하며, 기타 임시 회의에 대한 통지 요건은 적용되지 않는다.
    
   1. 이사회는 통지 요청서에 해당 언론사의 전화번호가 기재되어 있는 경우, 서면으로 통지 요청을 제출한 각 언론사에 긴급 회의 소집 통지를 제공하기 위해 성실히 노력하여야 한다.
       
   2. 긴급 회의 소집 통지는 전화 또는 이사회 구성원들에게 통지하는 데 사용되는 기타 방법을 통해 이루어져야 한다.
       
   3. 이사회 구성원들에게 통지가 이루어진 후, 합리적으로 가능한 한 빨리 서면으로 통지 요청을 제출한 각 언론사에 통지를 제공해야 한다.
       
   4. 통지서에는 회의의 안건이 포함되어야 합니다.

4. 연기되거나 계속되는 회의

해당 회의가 이전 회의의 휴회 후 재개되거나 이어서 열리는 회의이며, 회의 일시와 장소가 이전 회의에서 결정되어 해당 회의의 회의록에 기록된 경우, 별도의 공고나 우편 통지는 필요하지 않습니다.

5. 비공개 회의 공고

본 정책에 명시된 공고 요건은 공개 회의와 비공개 회의 모두에 적용됩니다.

6. 실제 통지

누군가가 이사회 회의 개최에 대한 실제 통지를 회의 개최 최소 24시간 전에 수령한 경우, 통지 수령 방식에 관계없이 해당 인물에 대한 모든 통지 요건이 충족된 것으로 간주된다.

7. 보건 비상사태 또는 비상사태 선포

전염병 대유행이 발생하거나 미네소타주 법전 제12장에 따라 비상사태가 선포된 경우, 미네소타주 법전 제13D.021조에 따라 전화 또는 기타 전자적 수단을 통해 회의를 진행할 수 있다.

B. 투표

이사회 구성원의 투표 내용은 이를 위해 마련된 회의록에 기록되어야 하며, 해당 회의록은 구청 행정 사무실에서 정상 업무 시간 중 언제든지 일반인이 열람할 수 있도록 해야 한다.

C. 서면 자료

1. 공개 회의에서는 이사회 또는 그 직원이 작성하거나 배포하여 모든 이사회 구성원에게 제공되거나 열람 가능한 의제 항목과 관련된 모든 인쇄물의 사본을, 이사회가 해당 안건을 심의하는 동안 일반인이 열람할 수 있도록 회의실에 비치해야 한다.
    
2. 이 조항은 법률상 공개 자료로 분류되지 않은 자료나 비공개 회의의 안건과 관련된 자료에는 적용되지 않습니다.

D. 데이터

1. 아래 E항 ‘비공개 회의’에 명시된 경우를 제외하고는, 논의될 자료가 공개 자료가 아니라는 이유만으로 회의를 비공개로 진행할 수 없다.
    
2. 공개 데이터가 아닌 정보라도, 그 공개가 위원회의 권한 범위 내의 사안과 관련이 있고 위원회가 심의 중인 안건이나 업무 수행에 합리적으로 필요한 경우, 공개 회의에서 논의될 수 있다.
    
3. 공개 회의에서 논의된 자료는 해당 자료의 원래 기밀 등급을 유지하되, 회의 기록은 그 형식에 관계없이 공개되어야 한다.

E. 비공개 회의

1. 노사 협상 전략

1. 이사회는 공개 회의에서 과반수 찬성으로, 교섭 전략이나 진행 상황, 또는 노사 교섭 제안에 대한 논의 및 검토를 포함하여 노사 교섭 전략을 검토하기 위해 비공개 회의를 개최하기로 결정할 수 있다.
    
2. 비공개 회의의 일시와 장소는 공개 회의에서 공지되어야 한다. 비공개 회의에 참석한 이사회 구성원 및 기타 모든 참석자의 명단은 비공개 회의 종료 후 일반에 공개되어야 한다. 회의 진행 내용은 녹음되어야 하며, 해당 녹음물은 회의에서 논의된 계약이 체결된 후 2년간 보존되어야 한다. 해당 녹음물은 당해 예산 연도의 모든 노동 계약이 이사회에 의해 체결된 후 일반에 공개되어야 한다.

2. 중재 서비스국에서 종결한 사건

위원회와 그 직원 또는 해당 대표자 간의 모든 협상, 중재 회의 및 청문회는 중재 서비스국 국장이 달리 규정하는 경우를 제외하고는 공개 회의로 간주된다. 비공개 회의는 교육구의 비용으로 전자적으로 녹음되어야 하며, 해당 녹음물은 회의일로부터 최소 3년 동안 보존되어야 한다. 이 녹음물은 일반에 공개되지 않는다.

3. 혐의에 대한 예비 검토

위원회는 그 관할 하에 있는 개인에 대한 혐의나 고발 사항을 예비적으로 심의하기 위해 한 번 이상의 회의를 비공개로 진행해야 한다. 위원회 위원들이 해당 구체적인 혐의나 고발 사항으로 인해 어떠한 형태의 징계 조치가 필요하다고 결론 내릴 경우, 그 결론이 내려진 후 해당 구체적인 혐의나 고발 사항과 관련하여 개최되는 추가 회의나 청문회는 공개되어야 한다. 또한 회의의 대상이 되는 당사자의 요청이 있을 경우 회의는 공개되어야 한다. 비공개 회의는 교육구의 비용으로 전자적으로 녹음되어야 하며, 해당 녹음물은 회의일로부터 최소 3년 동안 보존되어야 한다. 이 녹음물은 일반에 공개되지 않는다.

4. 성과 평가

이사회는 그 관할 하에 있는 개인의 업무 수행 능력을 평가하기 위해 회의를 비공개로 진행할 수 있다. 이사회는 회의를 비공개로 전환하기 전에 평가 대상자를 명시해야 한다. 이사회는 다음 공개 회의에서 해당 평가에 관한 결론을 요약하여 보고해야 한다. 회의의 대상이 되는 개인의 요청이 있을 경우, 회의는 반드시 공개되어야 한다. 비공개 회의는 교육구의 비용으로 전자적으로 녹음되어야 하며, 해당 녹음물은 안전하게 보관·잠금 처리되어 회의일로부터 최소 3년 동안 보존되어야 한다. 이러한 녹음 테이프의 보안은 이사회 의장의 책임이다. 녹음물은 일반에 공개되지 않는다.

5. 변호사와 의뢰인의 면담

변호사-의뢰인 비밀유지 특권에 의해 허용되는 경우, 회의는 비공개로 진행될 수 있습니다. 변호사-의뢰인 비밀유지 특권은 소송이 임박했거나 소송 위협이 있는 경우, 또는 위원회가 일반적인 법률 자문 이상의 수준, 즉 구체적인 행위와 그 법적 결과에 관한 자문이 필요한 경우에 적용됩니다. 소송 전략에 관한 법률 자문을 구하기 위해 회의를 비공개로 진행할 수 있으나, 특정 사안을 특정 방식으로 결정할 경우 소송이 발생할 수 있다는 단순한 위협만으로는 회의 비공개를 정당화할 수 없습니다. 회의 비공개 신청 시에는 주법 및 연방법에 따른 관련 개인정보 보호 및 기밀 유지 사항을 고려하여, 비공개 회의에서 논의될 사안을 구체적으로 명시해야 합니다. 법은 이러한 회의의 녹음을 의무화하지 않습니다.

6. 해고 심문

1. 정식 자격을 갖춘 교사의 해임에 관한 청문회는 해당 교사의 재량에 따라 공개 또는 비공개로 진행된다. 교사의 요청 없이 휴직 처분을 내리는 것에 관한 청문회는 공개로 진행된다.
    
2. ‘학생 공정 퇴학법’에 따른 학생 퇴학에 관한 청문회는 해당 학생, 부모 또는 보호자가 공개 청문회를 요청하지 않는 한 비공개로 진행된다.
    
3. 교육위원회에서 교원 또는 학생의 해임 심리가 비공개로 진행될 경우, 해당 비공개 회의는 교육구의 비용으로 전자 녹음되어야 하며, 녹음본은 회의일로부터 최소 3년 동안 보존되어야 합니다. 이 녹음본은 일반에 공개되지 않습니다.

7. 코치; 답변 기회

1. 위원회가 자격증을 소지했거나 소지하지 않은 대표팀 감독의 재계약을 거부한 경우, 해당 결정 후 14일 이내에 해당 감독에게 이를 통지해야 한다.
    
2. 코치가 계약 갱신 거절 사유를 요청할 경우, 이사회는 요청을 받은 날로부터 10일 이내에 해당 사유를 서면으로 코치에게 알려야 한다.
    
3. 교육위원회의 요청이 있을 경우, 교육위원회는 해당 코치에게 교육위원회 회의에서 그 사유에 대해 답변할 수 있는 합리적인 기회를 제공해야 한다.
    
4. 코치의 재량에 따라 회의는 공개 또는 비공개로 진행될 수 있으며, 단 아래 E.8항에 명시된 교육 관련 정보나 기타 특정 비공개 정보를 논의하기 위해 비공개로 진행되는 경우는 예외로 한다.
    
5. 비공개 회의는 교육구의 비용으로 전자 녹음되어야 하며, 해당 녹음물은 회의일로부터 최소 3년 동안 보관되어야 합니다. 이 녹음물은 일반에 공개되지 않습니다.

8. 특정 비공개 데이터를 논의하기 위한 회의

a. 다음 유형의 정보가 논의되는 경우, 회의의 해당 부분은 비공개로 진행되어야 한다:

1. 성범죄, 가정폭력, 미성년자 또는 취약한 성인에 대한 학대를 신고한 사람이나 피해자로 추정되는 사람을 식별할 수 있는 정보;
    
2. 법 집행 기관이 수집하거나 작성한 활성 수사 자료;
    
3. 공개 데이터가 아닌 교육 데이터, 보건 데이터, 의료 데이터, 복지 데이터 또는 정신 건강 데이터; 또는
    
4. 개인의 의료 기록.

b. 비공개 회의는 교육구의 비용으로 전자적으로 녹음되어야 하며, 해당 녹음물은 회의일로부터 최소 3년 동안 보관되어야 한다. 이 녹음물은 일반에 공개되지 않는다.

9. 부동산 매매

1. 이사회는 다음의 경우 회의를 비공개로 진행할 수 있다:
   
   i. 교육구가 매각할 부동산 또는 동산의 매각 가격을 결정하기 위해;
   ii. 기밀 또는 비공개 감정 평가 자료를 검토하기 위해; 그리고
   iii. 부동산 또는 동산의 매매와 관련된 제안이나 반제안을 마련하거나 검토하기 위해.

2. 회의를 종료하기 전에, 이사회는 비공개 회의의 대상이 되는 특정 부동산 또는 동산을 회의록에 명시해야 한다.
    
3. 비공개 회의는 교육구의 비용으로 녹음되어야 한다. 녹음 테이프는 회의일로부터 8년간 보존되어야 하며, 회의에서 논의된 모든 부동산 또는 동산이 매입 또는 매각되었거나, 이사회가 해당 매입 또는 매각을 포기한 후에야 일반에 공개되어야 한다. 비공개 회의의 대상이 되는 부동산 또는 동산은 녹음 테이프에 구체적으로 명시되어야 한다. 비공개 회의가 종료된 후, 이사회 구성원 및 비공개 회의에 참석한 모든 사람의 명단을 일반에 공개해야 한다.
    
4. 비공개 회의에서 검토된 제안을 바탕으로 체결된 합의는 공개 회의에서 이사회가 이를 승인하는 것을 조건으로 합니다. 실제 매매는 공개 회의에서 승인되어야 하며, 매매 가격은 공개 정보입니다.

10. 보안 문제

1. 이사회는 논의된 정보의 공개가 공공 안전에 위험을 초래하거나 보안 절차 또는 대응을 위태롭게 할 우려가 있는 경우, 보안 브리핑 및 보고를 청취하고, 보안 시스템 관련 사안을 논의하며, 비상 대응 절차를 검토하고, 공공 서비스, 인프라 및 시설의 보안 취약점이나 이에 대한 권고 사항을 논의하기 위해 회의를 비공개로 진행할 수 있다.
    
2. 보안 문제와 관련된 재정적 사안은 반드시 공개 회의에서 논의되어야 하며, 이와 관련된 모든 재정적 결정은 공개 회의에서 내려져야 합니다.
    
3. 회의를 종료하기 전에, 이사회는 비공개 회의에서 논의될 시설, 시스템, 절차, 서비스 또는 인프라에 대해 언급해야 합니다.
    
4. 비공개 회의는 교육구의 비용으로 녹음해야 하며, 해당 녹음물은 최소 4년 동안 보관해야 한다.

11. 기타 회의

상기 규정에 명시된 경우를 제외하고, 그 밖의 회의는 법률에 따라 비공개로 진행되어야 합니다. 비공개 회의는 교육구의 비용으로 전자적으로 녹음되어야 하며, 해당 녹음물은 회의일로부터 최소 3년 동안 보관되어야 합니다. 이 녹음물은 일반에 공개되지 않습니다.

F. 회의 종료 절차

교육위원회는 공개 회의와 동일한 절차에 따라 비공개 회의 개최를 공고해야 한다. 교육위원회 회의는 공개 회의에서 과반수 찬성을 얻은 경우에만 비공개로 진행될 수 있다. 회의를 비공개로 전환하기 전에, 교육위원회는 회의 비공개를 허용하는 구체적인 법적 근거를 회의록에 명시하고, 논의될 안건을 설명해야 한다.