I. 목적

이 정책의 목적은 미네토카 제276독립학군(Minnetonka Independent School District #276)이 특정 직원의 업무 경비를 상환하는 조건을 명시하는 데 있습니다. 이 정책은 교육위원회가 승인한 개별 고용 계약에 의해 수정되지 않는 한, 학군 내 모든 직원에게 적용됩니다.

타주 출장 또는 숙박이 수반되는 주내 출장은 모두 ‘휴가 신청/근무 시간 조정 양식’을 통해 해당 직원의 상사의 사전 승인을 받아야 합니다.

II. 승인

교육구는 직원의 직무 수행과 직접적으로 관련이 있으며 교육감 또는 그 대리인의 승인을 받은 실제 경비에 한해 직원에게 이를 지급합니다. 지급 대상이 되는 경비에는 교통비, 식비, 숙박비, 등록비, 필수 자료비, 주차비 및 기타 합리적이고 필요한 교육구 업무 관련 경비가 포함될 수 있습니다.

III. 보상

1. 경비 청구는 교육구 공식 양식에 항목별로 상세히 기재하여 교육감 또는 그 대리인에게 제출해야 합니다. 숙박비, 대중교통비, 프로그램 등록비 및 기타 합리적이고 필요한 경비에 대한 영수증은 경비 청구서에 첨부해야 합니다.
    
2. 자동차로 이동한 경우, 교육위원회가 정한 마일당 요율에 따라 경비를 지급받습니다. 대중교통을 이용할 경우 ‘이코노미’ 요금을 기준으로 하며, 승인된 출장과 관련된 실제 교통비에 한해 지급됩니다.

IV. 지침 및 가이드라인 수립

교육위원회는 사전 승인이 필요하거나 구체적인 환급 비율이 정해진 경비를 포함하여, 학군 업무 경비에 대한 환급 요율표를 제정하여야 한다. 교육감 또는 그 지정된 담당자는 환급 청구서 제출 방법 및 기한에 관한 지침과 가이드라인을 마련하여야 한다.

V. 책임

1. 이 정책의 준수 책임은 다음 세 가지 측면으로 나뉩니다:
    
   1. 경비 청구를 제출하는 직원은 공익적 목적이 달성되었음을 확인하고, 본 절차에 따라 요구되는 적절한 증빙 서류를 제출할 책임이 있습니다.
       
   2. 경비 청구를 서명하는 관리자는 해당 경비를 지출한 직원이 공익적 목적을 달성했는지, 적절한 증빙 서류가 갖춰져 있는지, 그리고 해당 지출을 위해 교육구의 구매 절차를 합리적으로 이용할 수 없었는지를 확인할 책임이 있습니다.
       
   3. 지정된 사무국 담당자는 환급 신청서가 올바르게 작성되었는지, 그리고 해당 신청서에 적절한 상급자의 서명이 기재되어 있는지 확인할 책임이 있습니다.
       
2. 교육감, 그 대리인 또는 교육위원회가 해당 직원의 경비 지출이 공익 목적에 부합하지 않는다고 판단할 경우, 해당 청구는 기각되며 해당 지출에 대한 책임은 해당 직원에게 귀속됩니다.
    
3. 해당 구는 해당 행사의 업무적 목적을 달성하는 데 필요한 합리적인 범위를 초과하는 경비에 대해서는 직원에게 비용을 지급하지 않습니다.
    
4. 직원의 업무 경비를 사전에 승인하는 관리자는 경비에 대해 환급 승인 한도액 등을 포함하되 이에 국한되지 않는 특정 조건을 부과할 수 있다.
    
5. 어떠한 경우에도 교육구는 직원이 교육구 공무 출장 중 발생한 주류 비용, 접대비 또는 배우자, 동반자, 자녀에 대한 비용을 보상하지 않습니다. 또한 교육구는 관련 법률에 따라 교육구가 지급하거나 부담할 수 없는 비용에 대해서도 직원에게 보상하지 않습니다. 여기에는 세탁비, 영화 관람료, 개인 전화 요금, 간식비 등의 비용이 포함됩니다.
    
6. 직원에게 비용을 환급해 줄 수 있는 지출 항목:
    
   1. 교육구 관련 행사 참석 및 귀가 시, 그리고 교육구 내 건물 간 이동에 대해 승인된 마일리지에 한해 지급됩니다. 마일리지 비용은 현행 국세청(Internal Revenue) 요율에 따라 직원에게 지급됩니다. 현재 국세청 규정에 따라 상환 가능한 마일리지가 결정됩니다. 직원의 근무지에서 직원 연수 회의 장소까지 왕복하는 마일리지는 인정되나, 직원의 자택에서 직원 연수 회의 장소까지 왕복하는 마일리지는 인정되지 않습니다. 총 주행 거리가 직원의 자택에서 근무지까지의 평소 통근 거리보다 짧은 경우에는 마일리지가 지급되지 않습니다.
       
   2. 식비 및 팁을 합쳐 하루 최대 75달러까지 지급됩니다. 행사 등록비에 식사가 포함되어 있거나 다른 경로로 식사비가 지급된 경우, 해당 식사에 대한 비용 보상은 허용되지 않습니다. 10달러를 초과하는 식사 비용에 대해서는 영수증을 제출해야 합니다.
       
   3. 지구를 대표하여 출장 중 발생한 승인된 지상 교통비 및 기타 허용되는 부대 비용. 가장 저렴한 지상 교통수단을 이용할 것을 권장합니다. 다만, 위치, 거리 또는 발표 자료 등의 사정으로 인해 택시나 렌터카 이용이 불가피한 경우에는 예외가 허용됩니다.
       
   4. 동일한 객실을 두 명의 직원이 함께 사용하는 경우를 제외하고는, 상업용 숙박 요금이 1인실 요금을 초과해서는 안 된다.
       
   5. 인터넷 설치에 소요된 비용은 학교 업무와 관련된 경우에만, 그리고 담당 관리자의 사전 승인을 받은 경우에 한해 지급됩니다.
       
   6. 상업용 항공편 요금을 초과하지 않는 범위 내에서 상업용 항공편을 이용해야 합니다. 상업용 항공편 대신 자가용을 이용할 경우, 직원은 “이코노미석” 항공권 요금을 초과하지 않는 범위 내에서 실제 발생한 비용을 환급받습니다.
       
   7. 출장비 선지급: 교육구는 직원들의 회의비 또는 출장비를 선지급할 수 있는 권한을 가지고 있습니다. 이러한 선지급은 예상되는 등록비, 교통비 및 숙박비로 제한됩니다. 모든 신청은 교육감 또는 그 대리인의 승인을 받아야 하며, 출장 완료 후 영수증을 제출하여 증빙해야 합니다.
       
   8. 100달러 이하인 저가 품목은 교육구 구매 발주서를 통해 구매하기에는 비실용적입니다.
       
   9. 일반적인 구매 절차를 밟기에는 시급한 긴급 구매.