I. 목적

미네토카 학군의 정책에 따르면, 미네소타주 학군 일반 기록 보존 일정에 따라 종이 및 전자 기록을 포함한 모든 기록은 법적, 감사 및 관리 요건을 충족하는 데 필요한 기간 동안만 보존해야 합니다. 각 경우에 있어, 귀중한 공간의 사용을 최소화하고, 효율성을 증진하며, 학군의 일상적인 운영을 지원하고, 불필요한 기록 보관에 따른 비용을 절감하기 위해 공식 보존 기간은 가능한 한 짧게 설정되어야 합니다.

II. 일반 정책 방향

미네소타주 법령 제138.17조는 기록물 폐기에 대한 지속적인 권한을 부여함으로써 정부 기록물 관리 방안을 규정하고 있습니다. 먼저, 교육위원회는 ‘학군 일반 기록물 보존 일정표’의 전부 또는 일부를 채택해야 합니다. 채택 절차가 완료되면, 학군은 ‘채택 통지서’를 기록물 폐기 심의위원회에 제출해야 합니다. 미네소타 역사 협회는 채택 통지서에 서명하여 학군에 반환합니다. 이 시점에서 학군은 해당 일정에 따라 기록을 폐기할 권한을 갖게 됩니다.

일정에 명시된 보존 기간은 기록을 반드시 보존해야 하는 최소 기간을 나타냅니다. 해당 보존 기간이 만료되면, 일정에 명시된 바에 따라 기록을 파기하거나 주 기록 보관소로 이관할 수 있습니다. 만약 특정 기록 계열을 명시된 보존 기간보다 더 오래 보존해야 할 경우, 해당 기록에 대한 건물 또는 부서별 방침을 수립해야 합니다.

일정표에 ‘보존 기록물’로 표시된 기록물은 미네소타 역사 협회 소속 주 기록관리관의 구체적인 서면 허가 없이는 지역 역사 협회, 박물관, 공공 도서관 또는 관심 있는 개인에게 양도할 수 없습니다.

일정에 명시된 보존 기간은 모든 형태의 기록물(종이, 컴퓨터 테이프 또는 디스크, 마이크로필름 등)에 적용됩니다. 단, 기록물의 형태를 변경하기로 결정한 경우(예: 종이 기록물을 마이크로필름으로 전환하는 경우), 원본 기록물의 폐기가 승인되지 않을 수 있습니다. 기록물의 형태 변경을 고려하고 있다면, 미네소타 역사 협회(Minnesota Historical Society) 산하 주 기록 보관소(State Archives Department)에 문의하시기 바랍니다.

일반 파기 일정에 따라 파기된 기록물은 미네소타 행정부 및 미네소타 역사협회에 보고해야 합니다(M.S. 138.17, Sub.7). 이를 위해 “기록물 파기 보고서” 사본을 사용하십시오.

일정에 명시되지 않은 기록물은 “기록물 폐기 승인 신청서” 또는 미네소타주 기록물 보존 일정을 제출하지 않고는 폐기할 수 없습니다.

중복본은 보관할 필요가 없습니다.

여기서 언급된 보존 기간은 기록을 반드시 보관해야 하는 최소 기간입니다.

• 미네소타 역사 협회 채택 통지서(PDF)
• 교육구 일반 기록물 보존 일정표(PDF)